برنامه ریزی قبل از سفر همیشه برای ما بسیار مهم است. زیرا سفر به معنای رفتن از یک مکان امن به یک مکان به طور کلی ناشناخته است که اگر جنبه های کاری را به خوبی در نظر نگیریم، احتمال بروز مشکل را افزایش می دهد. علاوه بر اینها، وقتی قصد سفر تفریح ​​و لذت است، باید همه جوانب ممکن را برای تفریح ​​و لذت در نظر بگیریم و آن را ممکن کنیم. حالا این برای سفر شخصی خودمان است. اگر راهنمای تور مسافرتی یا تورلیدر باشیم و قرار باشد تعداد زیادی مسافر و گردشگر با خود بیاوریم این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می کند. از این رو قصد داریم اقداماتی را که یک تور لیدر یا راهنمای قبل از سفر باید انجام دهد را توضیح دهیم.

1. پیمایش در برنامه سفر
آژانس مسافرتی یا دفتر گردشگری جزئیات و سوالات سفر را در سندی به نام برنامه سفر که شامل محل سکونت، نام هتل، مدت اقامت در هر شهر است در اختیار مسافران قرار می دهد و راهنمایی می کند. و برنامه روزانه که مسافر هنگام ثبت نام ارائه می دهد، آن را دیده و بر اساس آن برنامه بازدیدهای وی مشخص شده و با دریافت مدارک سفر با آخرین تغییرات آن را دریافت می کند.
در این مرحله راهنمای تور قبل از سفر برنامه را از دفتر مربوطه دریافت و مطالعه می کند و حتی قبل از پایان سفر می تواند نظرات خود را در خصوص انتقال برنامه ها به دفتر مربوطه بیان و بهترین برنامه را برای مسافران تدوین کند. .

2. ظرفیت اجرایی و عملیاتی سفر
بررسی برنامه سفر و ارائه پیشنهادات و تغییرات لازم از راهنما می تواند به بهبود برنامه سفر کمک کند زیرا راهنماها بارها این مسیرها را طی کرده اند و با کمی تغییر می توانند از فرصت بعدی بهتر استفاده کنند.3. افراد گروه را که نیازهای ویژه دارند شناسایی کنید
برخی از مسافران به ویژه افراد مسن و یا افرادی که دارای فرزندان کوچک هستند باید در طول تور به ویژه در توزیع اتاق ها و در نظر گرفتن مسائل و مشکلاتی که ممکن است با آن مواجه شوند و یا آگاهی افراد بیمار مورد توجه ویژه راهنماها و مدیران قرار گیرند. که باید داروهای خاصی مصرف کنند و رژیم غذایی خاصی داشته باشند که به روان شدن شرایط کمک می کند.

4. کنترل وسیله نقلیه مسافرتی
اینکه آیا وسیله نقلیه به عنوان وسیله اصلی حمل و نقل برای مقصد مورد استفاده قرار می گیرد یا در گشت های شهری و بین شهری، باید قبل از سفر توسط راهنما بررسی شود، مهم ترین عناصری که مورد توجه قرار می گیرد سیستم صوتی، تمیزی دستگاه است. صندلی ها، ظاهر فیزیکی خودرو، مدارک لازم راننده از قبیل فاکتور، بیمه شخص ثالث و .... در مورد تورهای رفت و برگشت باید فرودگاه و ترمینال خروج یا برگشت و محل کنترل گذرنامه را بررسی کنید.

5. محل وسیله نقلیه و شماره تماس راننده در صورت سفرهای زمینی
محل وسیله نقلیه باید با آرم تور در جلوی آن مشخص شود تا در سفرهایی که چندین وسیله نقلیه در مکان های گردشگری وجود دارد، مسافران به راحتی آن را شناسایی کنند. برای هماهنگی بیشتر، راهنما و راننده باید ارتباط تلفنی مداوم با یکدیگر داشته باشند.

6. لباس استاندارد
در صورتی که دفتر خدمات مسافرتی از لباس مخصوص لیدرها و رانندگان استفاده می کند، باید به این موضوع توجه شود. داشتن پوشش مناسب و متفاوت، در مکان های گردشگری شلوغ، این امکان را برای مسافران فراهم می کند که به راحتی به راهنمای تور خود برسند.

7. مهارت های رهبری گروه تور
راهنمای تور مسافرتی باید قبل از حرکت اطلاعات کلی در مورد بناها و بناهای تاریخی، مناطق مذهبی و شلوغ، اماکن فرهنگی و ورزشی جمع آوری کند تا بتواند به سوالات مسافران پاسخ مناسب بدهد.همچنین داشتن این اطلاعات به راهنمای تور کمک می کند تا در مواقع بحرانی تصمیم درستی بگیرد.

8. پیشنهادات را دریافت کنید و به سوالات پاسخ دهید
در صورت وجود هرگونه سوال در مورد تورهای داخل و خارج مسافران قبل از سفر و یا در صورت نیاز به ارائه پیشنهاد ویژه به مسافران از قبیل نوع لباس و غذا و غیره، این مشکل باید قبل از سفر به آنها اطلاع داده شود. سفر . از جمله مهم ترین داده های مربوط به سفرهای خارج از کشور، میزان بار مجاز برای صندوق عقب هواپیما و چمدان همراه در کابین، داروهای مجاز در کشور مقصد قابل مصرف، شرایط آب و هوایی مقصد به طوری که می تواند دید خوبی به لباس هایی که با خود می آورد و نرخ ارز و مقدار مرسوم ارز کاغذی آن کشور که هر مسافر برای حمل آن نیاز دارد داشته باشد.

9. مدارک مسافری
راهنمای تور باید مسافران را در مورد مدارکی که باید قبل از سفر به همراه داشته باشند مطلع کند. این مدارک شامل گذرنامه، ویزا (در صورت لزوم)، ناظر هتل (گواهی اقامت در هتل)، نسخه پزشکی برای بیماران مبتلا به بیماری های خاص، بیمه مسافرتی سامان و برنامه سفر خواهد بود.